La Apostilla de la Haya: todas las respuestas

En numerosas ocasiones, para que un documento público y su correspondiente traducción oficial puedan surtir efectos en un país distinto al de su emisión se exige que dicho documento público sea previamente legalizado por vía diplomática o, en el caso de los Estados parte del Convenio de la Haya de 1961, rubricado con la Apostilla de la Haya.

Casi a diario acuden a nosotros clientes que desconocen en qué consiste el trámite de apostilla o en qué casos debe aplicarse. Por esta razón, queremos dedicar un artículo a explicaros qué es la Apostilla de la Haya y cuándo es necesaria. ¡Sigue leyendo porque respondemos a todas tus preguntas!

¿Qué es la Apostilla de la Haya?

En términos sencillos, la Apostilla de la Haya (también denominada «legalización única») es una forma simplificada de legalización que pretende verificar la autenticidad de las firmas que contiene el documento al que acompaña. Consiste en una anotación que se coloca sobre el documento o como una prolongación de este.

El objetivo de este trámite no es otro que certificar la eficacia jurídica de un documento público expedido en un país firmante del Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961, por el cual se suprime la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros expedidos en los países signatarios de dicho Convenio (BOE. núm. 229, de 25.09.1978, núm. 248, de 17.10.78 y núm. 226, de 20.09.84) que deban surtir efectos en otro país firmante del mismo.

¿Qué efectos surte la Apostilla de la Haya?

Los documentos emitidos en un país firmante del Convenio que hayan sido certificados por una Apostilla deben ser reconocidos en cualquier país del Convenio sin necesidad de otro tipo de autenticación. La Apostilla de la Haya simplifica y agiliza el tráfico jurídico internacional de documentos, ya que reemplaza la legalización consular o diplomática del documento público, cuya tramitación es bastante más engorrosa y costosa.

¿«Traducción jurada» y «Apostilla de la Haya» son lo mismo?

La respuesta es NO. A menudo nos encontramos con clientes que confunden ambos términos o incluso creen que es el traductor jurado quien apostilla los documentos. ¡Esto tampoco es así!

La Apostilla de la Haya, como ya hemos comentado, es un trámite que permite trasladar un documento público expedido en un Estado firmante del Convenio de la Haya al organismo o autoridad que lo requiere en otro país miembro de dicho Convenio, sin más trámites intermedios. Por su parte, una traducción jurada es una traducción oficial tanto del documento como de todos los sellos y elementos que figuran en él, incluida la Apostilla. El sello y la firma del traductor jurado confieren a la traducción la misma validez legal que el documento original.

Este tipo de traducciones solo pueden ser realizadas por aquellos traductores que están en posesión del nombramiento de traductor jurado que otorga el Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación de España y reúnen una serie de características muy concretas. Si haces clic en este enlace, encontrarás la respuesta a cualquier duda que te pueda surgir en torno a nuestro servicio de traducción jurada. También puedes contactar directamente con nosotros si tienes alguna pregunta o no encuentras en nuestra web la información que necesitas.

¿Cuándo es necesario apostillar un documento?

Realmente, no hay una respuesta exacta a esta pregunta. Es la autoridad solicitante la única que puede determinar si el documento precisa de la Apostilla de la Haya. Por ello, lo mejor es siempre consultar con el destinatario final de la traducción jurada si el documento original tiene que estar apostillado.

¿Qué documentos SÍ pueden apostillarse?

Los documentos públicos, es decir, cualquier documento expedido o autorizado por un funcionario público competente. Por ejemplo:

• Documentos judiciales dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a una jurisdicción del Estado, incluyendo los provenientes del Ministerio Público o de un secretario, oficial o agente judicial.
• Documentos de la Agencia Tributaria.
• Documentos públicos administrativos, incluidos los documentos de Registro Civil como los certificados de antecedentes penales, los certificados de delitos de naturaleza sexual, los certificados de nacimiento, matrimonio y defunción o los certificados de fe de vida y estado.
• Títulos y certificados de estudios universitarios oficiales, así como títulos y certificaciones académicas oficiales no universitarios.
• Documentos emitidos por la Oficina del Servicio Público de Empleo Estatal o de las Entidades de la Seguridad Social, tales como el informe de vida laboral o el reconocimiento de una prestación contributiva por desempleo.
• Documentos de Entidades Locales, como son los certificados de empadronamiento, y los documentos consulares referidos exclusivamente a funciones consulares notariales o de Registro Civil.
• Documentos emitidos por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado o la Dirección General de Tráfico.
• Documentos bancarios.
• Certificados de Registros de la Propiedad, Mercantiles y de Bienes Muebles, como puede ser una nota simple de la propiedad, una certificación registral o un acta de constitución.
• Certificaciones oficiales que hayan sido puestas sobre documentos privados, tales como la certificación del registro de un documento, la certificación sobre la certeza de una fecha y las autenticaciones oficiales y notariales de firmas en documentos de carácter privado.

Pero, ojo, esto no quiere decir que los documentos anteriores deban ir siempre acompañados de una Apostilla, sino que pueden apostillarse. Como hemos comentado en la pregunta anterior, dependerá de los requisitos de quien solicita la traducción jurada.

¿Qué documentos NO se puede apostillar?

La legalización única o Apostilla consiste en certificar la autenticidad de la firma de un documento público. Por tanto, aquellos documentos que no estén revestidos de la firma de un funcionario del Estado, sencillamente, no se pueden apostillar. Además, dentro de los grupos de documentos recogidos en la respuesta a la pregunta anterior, se excluyen:

• Los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares.
• Los documentos administrativos relacionados directamente con una operación comercial o aduanera.
• Los documentos que, en aplicación de otros convenios internacionales, estén exentos de ser legalizados o apostillados.
• Los certificados negativos de antecedentes penales de ciudadanos españoles que vayan a surtir efectos en otros Estados de la Unión Europea y documentos sobre ciudadanos españoles expedidos por los Registros Civiles españoles, incluidos los consulares, que vayan a surtir efectos en otros Estados de la Unión Europea.

Entonces, ¿la Apostilla no es obligatoria dentro de la Unión Europea?

El dieciséis de febrero de 2019, entró en vigor en todos los países miembros de la Unión Europea el Reglamento UE 2016/1191, en virtud del cual se suprime la exigencia de legalización para los documentos públicos extranjeros. Es decir, desde esa fecha, las autoridades de los Estados miembros no pueden exigir una Apostilla cuando una persona les presente un documento público al que se aplique dicho Reglamento y que haya sido expedido en otro Estado miembro.

Pero ¿a qué documentos públicos debe aplicarse esta excepción?

Únicamente a aquellos expedidos por las autoridades de un Estado miembro cuyo objetivo sea establecer uno de los siguientes hechos: «el nacimiento, que una persona está viva, la defunción, el nombre, el matrimonio (incluidos la capacidad para contraer matrimonio y el estado civil), el divorcio, la separación judicial o la anulación del matrimonio, la unión de hecho registrada (incluidas la capacidad para inscribirse como miembro de una unión de hecho y la condición de miembro de una unión de hecho registrada), la cancelación del registro de una unión de hecho, la separación judicial o la anulación de una unión de hecho registrada, la filiación, la adopción, el domicilio o la residencia, o la nacionalidad».

El Reglamento UE 2016/1191 debe aplicarse también «a los documentos públicos expedidos a una persona por el Estado miembro del que esa persona tenga la nacionalidad para certificar que dicha persona no tiene antecedentes penales» y «a las copias certificadas de documentos públicos realizadas por una autoridad competente del Estado miembro en el que se haya expedido el documento público original», pero no así a las copias de copias certificadas.

¿Dónde debo solicitar la Apostilla de la Haya?

Los documentos públicos deben apostillarse en el Estado donde han sido expedidos, por lo que dependerá tanto del país como de la naturaleza del documento en cuestión, y deberás consultarlo con las autoridades competentes o el organismo que solicita la documentación. En España, por ejemplo, se puede acudir para apostillar un documento a los siguientes lugares:

1. Los documentos notarialesdeben apostillarse en el Colegio de Notarios 
2. En el caso de los documentos públicos administrativos (en esta página puedes consultar cuáles requieren, además, el reconocimiento previo de la firma y dónde acudir en función de la índole del documento) y judiciales (incluidos los documentos de Registro Civil), puedes dirigirte al Ministerio de Justicia (concretamente a la Oficina Central de Atención al Ciudadano), las Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia y Oficinas Delegadas de Ceuta y Melilla y los Tribunales Superiores de Justicia de las Comunidades Autónomas y de las ciudades de Ceuta y Melilla.
3. Por su parte, los documentos públicos judiciales expedidos por la Audiencia Nacional y el Tribunal Supremo deben ser apostillados por los Secretarios de Gobierno de los respectivos tribunales o la persona en quien deleguen.

¿La Apostilla de la Haya se debe poner antes o después de realizar la traducción jurada?

Como comentábamos antes, el traductor jurado debe traducir tanto la Apostilla de la Haya como el documento al que acompaña. Por tanto, debe añadirse antes de realizar la traducción jurada. ¡Recuerda que forma parte del documento!

Dado que muchas apostillas vienen redactadas en inglés, francés y español, algunos clientes creen que no es necesario traducirla. Sin embargo, lo único que figura en tres idiomas es el formulario. Los datos de la Apostilla, como, por ejemplo, el país de emisión del documento, la calidad en la que actúa la persona que lo firma, la certificación que especifica el lugar y la fecha de emisión de la apostilla y quién la emite, constan únicamente en el idioma del país emisor. Por tanto, para que el documento surta efectos legales en otro país, todo debe estar debidamente traducido.

Esto no quiere decir que en la traducción jurada de la Apostilla de la Haya deba aparecer una traducción por cada idioma. El traductor oficial solo traducirá al idioma de su combinación lingüística. Es decir, un traductor jurado de inglés traducirá la Apostilla únicamente desde o hacia el inglés, según sea el caso. El resto del texto se omitirá o se indicará entre corchetes que estaba redactado en otra lengua.

¿Qué hago cuando tenga la Apostilla de la Haya?

¡Ya está! Una vez que el documento tenga puesta la Apostilla de la Haya, ya estará legalizado. El siguiente paso será solicitar su traducción jurada. Lo único que tienes que hacer es enviarnos una copia escaneada con buena calidad del documento que necesitas traducir y la Apostilla que lo acompaña. Puedes hacernos llegar la documentación mediante correo electrónico a info@betweentraducciones.es o a través de nuestro formulario de solicitud de presupuesto. En una hora recibirás toda la información ¡sin ningún tipo de compromiso!

Esperamos haber resuelto todas tus dudas acerca de la Apostilla de la Haya, pero si no es así, no tienes más que enviar un mensaje a info@betweentraducciones.es, llamar al 684 069 214 o utilizar nuestro formulario de contacto. ¡Estaremos encantados de ayudarte!